Elektronické doklady, pokladní doklady posílané emailem

V tomto návode vám vysvetlíme akým spôsobom je možné v aplikácii iKelp POS Mobile nastaviť posielanie účteniek zákazníkom na email. Je však potrebné, aby to zákazník odsúhlasil cez svoj profil, či už dodatočne alebo hneď pri registrácii. Výrazne sa tak šetrí spotreba papiera a v prípade potreby má doklady zákazník kedykoľvek k dispozícii bez nutnosti archivácie papierových dokladov. Ďalšou výhodou takýchto dokladov je, že nevyblednú. Pozor, v aplikácii je možné nastaviť, že zákazníkovi na základe odsúhlasenia obchodných podmienok, resp. podmienok vstupu do Klubu budú zasielané doklady elektronicky ak pri registrácii vyplnil email. V prípade, že sa zákazník sám neregistruje a tieto podmienky sám neodsúhlasí, nie je možné mu doklady posielať elektronicky ani v prípade, že je ako kontakt v aplikácii vytvorený a má zadaný email. Z hladiska ochrany osobných údajov musí sám toto zasielanie odsúhlasiť. Nie je ani nijak užívateľsky možné, aktivovať toto zasielanie bez odsúhlasenia samotným zákazníkom.

Pred aktivovaním možnosti zasielania dokladov elektronicky je potrebné

• Zákazník odsúhlasuje zasielanie elektronických dokladov pri odsúhlasovaní Obchodných podmienok kde je potrebné túto informáciu uviesť.
• Obchodné podmienky je možné definovať v Menu aplikácie, v časti Nástenka - Nastavenia - Nastavenia textov.
• Rovnako tak odsúhlasuje zasielanie dokladov emailom pri odsúhlasovaní podmienok vstupu do Klubu.
• Podmienky vstupu do klubu je možné vyplniť v Menu aplikácie, v časti Kontakty - Nastavenia - záložka Klub verných zákazníkov.

Nastavenie

1. Kliknite v Menu aplikácie na možnosť Zariadenia.
2. V záložke Zariadenia prejdite na možnosť Odosielanie emailom.
3. Kliknite na tlačidlo Viac.
4. Aktivujte možnosť Odosielenie emailom.
• Doklady prevádzka - odosielanie dokladov vytvorených na prevádzke.
• Doklady rozvoz - doklady vytvorené cez možnosť donášky.
5. Nastavte, pri odsúhlasní ktorých podmienok sa automaticky aktivuje možnosť zasielania elektronických dokladov.
• Potvrdiť pri obchodných podmienkach - zákazník odsúhlasí zaslanie dokladov elektronicky akceptovaním obchodných podmienok.
• Potvrdiť pri klube - zákazník odsúhlasí zaslanie dokladov elektronicky akceptovaním podmienok vstupu do klubu.
6. V časti Súhlas so zasielaním dokladov elektronicky je možné kliknutím na Upraviť nadefinovať vlastný text, ktorým zákazník zasielanie dokladov odsúhlasí. (Podmienky zasielania dokladov elektronicky je potrebné nadefinovať aj samostatne. Zákazník má totiž možnosť odsúhlasiť zasielanie elektronických dokladov aj dodatočne po registrácii, a vtedy je potrebné aby tieto podmienky potvrdil.)
7. Kliknite na tlačidlo Uložiť pre potvrdenie vykonaných zmien.
• Doklady sú následne zasielané zákazníkom z adresy no-reply@ikelp.com.
• V prípade vlastného SMTP servera je možné aj odosielanie dokladov cez tento server. (V tomto prípade je potrebné kontaktovať technickú podporu.)

Použitie

• Pri online objednávaní cez donášku sa systém riadi automaticky podľa profilu daného užívateľa, kde aj obsluha na objednávke vidí, akým spôsobom zákazník dostane doklad. Táto informácia sa zobrazuje aj na tlačových výstupoch k príprave objednávky a doručeniu.
• Doklad zákazníkovi dostáva okamžite na email, ako bola objednávka v systéme vyúčtovaná. V prípade rozvozu by mal vyúčtovanie riešiť rozvozca aj pre správne sledovanie stavu doručovania objednávky.
• Pri telefonickej objednávke je možné zadať email pre doklad a zákazníkovi sa jednorázovo pošle doklad elektronicky.
• Ak bol doklad odoslaný elektronicky, táto informácia sa zaznamená aj do histórie daného dokladu.
• Ak bol doklad zákazníkovi odoslaný na email, obsluha má možnosť v histórii dokladov zákazníkovi doklad znovu odoslať.

Zrušenie súhlasu so zasielaním elektronických dokladov

Tak ako vie súhlas so zasielaním dokladov elektronicky aktivovať len samotný zákazník, vie ho on sám aj zrušiť. Rovnako nie je možné tento súhlas zrušiť z pohľadu užívateľa (obsluhy).

1. Prihláste sa do svojho profilu zákazníka.
2. Kliknite na ikonu Menu.
3. Prejdite na možnosť Nástenka.
4. Kliknite na tlačidlo Zobraziť v časti Moje objednávky.
5. Pod zoznamom objednávok kliknite na Zobraziť / Zrušiť  súhlas so zasielaním elektronických dokladov. 
6. Kliknite na tlačidlo Zrušiť súhlas.
7. Kliknite na OK pre potvrdenie zrušenia súhlasu.

 by Ing. Lukáš Krajčír